Ne morate da imate diplomu fakulteta da biste znali da napišete mejl. To je očigledno za one koji dnevno prolaze kroz desetine pa i stotine mejlova, od kojih mnogi sadrže nepotrebne informacije.
Sajt inc.com može da vam pomogne da raščistite ovu gužvu uz pomoć nekoliko savjeta. Mogli biste da se i iznenadite kada vam ljudi zahvale.
1. Potvrdite prijem.
Ovo se može činiti kao gubljenje energije, i nije uvijek potrebno. Ipak, ako neko organizuje sastanak ili vas poziva na posao, testiranje za posao i slično, pošaljite brzu potvrdu. U suprotnom, druga strana može da mislli da je ostalo nešto neriješeno.
2. Izbacite makar jednu riječ.
Prije nego što kliknete dugme „send“, prođite još jednom kroz mejl i izbacite makar jednu riječ. Tražite rečce, poštapalice, uvijek ih možete izbaciti. Riješite se suvišnih riječi koje djeluju prilično rogobatno (kao što se u ovoj rečenici može izbaciti riječ „prilično“).
3. Uprostite svoj potpis.
Dugi potpis nije neophodan osim ako niste akademik i morate da potvrdite svoju stručnost. Neka bude kratak i jednostavan, tako da primalac može brzo da nađe vaš broj telefona i adresu.
4. Pređite na stvar.
Ako pravite dug uvod, slobodno ga izbacite. Nemojte rijeći „Znam da ste zauzeti, ali…“, umjesto toga samo zaronite i pomozite zauzetoj osobi da razumije poruku. Često se dešava da mejlovi imaju predugačak uvod, i to „razvodnjava“ cijelu priču. Kratki, koncizni melovi lakši su i „svarljiviji“ i što je najbitnije, daju dobre rezultate.
5. Isključite žargon.
Stručnjaci savjetuju da žargon treba izbjegavati, bilo u pisanoj bilo u usmenoj formi. Cilj je da nas svi razumiju, da na jednostavan način izrazimo ono što mislimo. Držite se jednostavnosti.
6. Ne dužite.
Ne zaboravite kako ljudi čitaju mejlove – skeniraju i nestrpljivo idu mišem gore – dolje. Ako stavljate previše informacija na kraju, samo ćete otežati to skeniranje i oduzećete nekome vrijeme. Dakle, skratite, pogotovo na kraju, potpišite se i pošaljite.
Ne bulazni