Poslali ste važan mejl i čekate odgovor koji nikako da stigne? Cupkate, gledate u sat, svaki čas provjeravate poštu, ali nema novih poruka. Da vam se sljedeći put to ne bi desilo, treba da imate na umu onog ko čita vaš mejl.
Ako je riječ o zauzetoj osobi koja svakodnevno dobija “more” poruka i pisama, morate joj nečim privući pažnju. Poslovni treneri predlažu da se vodite parolom “brzo, kratko i jasno” ako želite da budete sigurni da vaš mejl neće završiti nepročitan. Zauzeti ljudi nemaju mnogo vremena i naučili su da prelete napisano kako bi vidjeli da li treba da posvete više pažnje sadržaju.
Pridržavajte se pravila pet rečenica jer sve preko toga je predugo, a kraće pokazuje da vam nije dovoljno stalo do odgovora. U prvoj rečenici se predstavite, u drugoj objasnite šta želite, u trećoj zašto bi sagovornik trebalo da vam odgovori, u četvrtoj zahtjev/molbu, u petoj zahvalnost na izdvojenom vremenu. Budite direktni, pa tako nemojte reći “izvještaj bi trebalo da bude napisan”, već “molim vas da mi dostavite izvještaj prije praznika”.
Potpis treba da sadrži vaše ime, radno mjesto, kontakt, a prije nego što pošaljete mejl, obavezno ga pročitajte još jednom kako biste ispravili pravopisne greške.
Savjet plus: Ako se obraćate osobi koju ste nedavno upoznali, prvo je podsjetite na taj događaj, na primjer napišite “Drago mi je što smo imali šansu da porazgovaramo na humanitarnom koktelu”, a zatim pređite na stvar.